Maile biznesowe, czyli jak prowadzić korespondencję na poziomie

Ocena: 0.0/10

Liczba ocen: 0

Oceń ten artykuł:

Niezależnie od branży, w jakiej pracujesz, praktycznie zawsze typowe obowiązki biurowe wiążą się z koniecznością prowadzenia stałej korespondencji mailowej. Jest to niby rzecz banalna, jednak na stopie zawodowej może przesądzać o postrzeganiu naszej osoby przez partnerów biznesowych, z którymi piszemy. Jak prowadzić odpowiednio korespondencję, aby nie ośmieszyć się, ale wypaść w oczach odbiorców na pracownika rzetelnego, odpowiedzialnego i profesjonalnego?

Uczucie zawalenia porannymi mailami i trud związany z przekopywaniem się przez setki nieprzeczytanych wiadomości towarzyszy chyba każdemu, kto siedzi za biurkiem. Pomyślmy teraz, że takie jak nasze jest również podejście adresatów naszych maili do przesyłanych przez nas wiadomości. Nasuwa się zatem jednoznaczne pytanie – jak sformułować list, aby nie trafił do kosza odbiorcy oraz by zainteresował na tyle, że użytkownik danej skrzynki pocztowej zdecyduje się w niego kliknąć i z uwagą zapoznać się z zawartą w nim treścią. Najważniejsze jest zwłaszcza to, aby nasz mail był poprawny. Jako ową poprawność rozumie się wiele – od odpowiedniego rozplanowania przekazu, przez właściwe zatytułowanie całości wiadomości czy język, jakim posługujemy się przy jego układaniu. Poniżej po krótce przybliżymy najważniejsze czynniki przesądzające o właściwie prowadzonej korespondencji.

Stosowny tytuł

Pierwsza sprawa, na jaką warto zwrócić uwagę to oczywiście tytuł naszej wiadomości. Nie da się ukryć, że w zasadzie to od tego czynnika uzależnione jest w większości przypadków to, czy nasza wiadomość w ogóle zostanie przeczytana. Czasem, nawet coś, na co odbiorca czeka z niecierpliwością, może zostać omyłkowo pominięte za sprawą niewłaściwie sformułowanego tytułu maila bądź jego braku. Nagłówek musi być jasny, konkretny, precyzyjnie napisany i krótki. Nie twórzmy całych długich zdań, ale dobierzmy po prostu słowa klucze, które dadzą użytkownikowi skrzynki mailowej komunikat – aha, to jest to i to, na to właśnie czekałem, to jest mail w nawiązaniu do tej i tej rozmowy z tą i tą osobą. Im krócej, ale dokładniej – tym bardziej profesjonalnie wypadamy. Tym bardziej długość tytułu maila ma znaczenie, że dzisiaj coraz częściej pracownicy korporacji korzystają ze skrzynki mailowej także po godzinach pracy czy chociażby w dniach wolnych, kiedy nie mają dostępu do standardowego komputera firmowego. Używają wówczas smartfona czy tableta domowego, a więc przekopanie się przez stertę maili musi być sprawne. Jeżeli tytuł nadesłanej korespondencji rzuca się w oczy i jest trafnie napisany, nie ma obaw o to, że wiadomość zostanie przeniesiona do kosza. Ponadto dzięki uporządkowaniu nagłówków maili, dany list elektroniczny można wyszukać znacznie szybciej.

Bez ogródek

W mailu nie powinniśmy przesadzać z treścią. Musimy pomyśleć jak to jest z nami samymi. Przecież też na co dzień przedzieramy się przez masę różnorodnych wiadomości zalegających w naszej skrzynce mailowej, dlatego też wykażmy się zrozumieniem oraz szacunkiem dla współpracownika. Nie zmuszajmy partner biznesowego do tego, aby kilkadziesiąt minut spędzał nad odczytaniem, zaznajomieniem się z naszą wiadomością, aż w końcu połapaniem, co autor miał na myśli. Mail musi być rzetelnie napisany, w oparciu o te informacje, które są pewne, które są istotne dla sprawy, w jakiej nawiązujemy kontakt oraz z jasno sprecyzowanym celem – albo informujemy, albo piszemy z prośbą, albo zawiadamiamy, albo dopytujemy, albo potwierdzamy. Ograniczmy się do minimum, szanując czas innych.

Pisz formalnie

Mail nie może mieć charakteru zbyt osobistego, nawet, jeżeli nasze relacje z klientem biznesowym są dość przyjazne a osobę znamy już dłuższy czas czy współpracujemy z nim wystarczająco długo, aby pozwolić sobie na „pouchwalanie się” nie róbmy tego, bo kiepsko świadczy to o nas samych. Musimy zachować pewne formuły formalne, bo jednak to praca a nie stopa towarzyska. Relacje muszą być wyraźnie zarysowane przez szablon prowadzonej korespondencji. Unikajmy zatem wykrzykników, więcej niż jednego pytajnika, kropkowania, punktowania. Piszmy poprawnie stylistycznie i ortograficznie, stosujmy pisownię dużych i małych liter, grzecznościowo można również stosować pewne wstawki z wielkich liter – Państwo, Wy, Ty, Wasza firma, Wasz klient… Pamiętajmy, żeby przeczytać wiadomość przed jej wysłaniem oraz używać interpunkcji.

Upewnij się, czy dotarło

Jeśli w mailu prosiliśmy o potwierdzenie, a nie otrzymaliśmy go przez parę dni po wysłaniu wiadomości, dobrze byłoby przedzwonić do odbiorcy naszej korespondencji z zapytaniem czy wiadomość w ogóle dotarła. Nie bójmy się takich dodatkowych kontaktów, bo nie wygląda to nieprofesjonalnie, a wręcz przeciwnie – prezentujemy się, jako pracownicy skrupulatni i dokładni.

Zdjęcia

listycv.pl © 2022. Wszelkie prawa zastrzeżone.